企业发展是企业所有员工的共同努力，如果因为企业一时疏忽导致努力结果付诸东流，得不偿失。所以企业在日常公司法务中，要时刻保持警惕，要知道法院对一切企业纠纷诉讼的判决依据，都是来源于有效证据，这就告诉企业老板证据对结果至关重要。企业实践中，在处理公司法务时，如何保留有效证据?下面就实际经验之谈，和大家分享一下!
首先，一般情况下，最稳妥的证明一项事实的证据，就是有对方盖章和签字的证据，其中往往效力最高的是盖章。
原因在于只要企业能够确认对方的身份，一般情况下还是可以相信公章的，公章造假的情况也不是没有，但概率相对较低，一方面在与对方交往的过程中要注意核实，另一方面公章造假可能会涉及到刑事犯罪。如果没有加盖公章，只有对方代表的签名，这时应当有所警惕。除非签名的是对方的法定代表人，否则对于其他人都需要让对方公司出具授权书，证明其有权代表对方公司做出意思表示，此类授权书在签约时尤其重要，因为这直接关系到双方之间的合同关系是否成立以及真实存在的问题。另外，在合同中最好明确双方的联系人，在合同履行过程中有些文件可能不会像合同一样正式盖章发票能不能作为付款证据，而仅仅要求对方签字，那么这个签字的人最好是合同中载明的联系人，如果是其他人，仍然需要对方公司出具授权书或者事后其他形式的正式追认。
在此，分享一个真实小案例!中国快律某企业客户做投资理财，在和对方洽谈完之后没有立即签订合同，而是在酒桌上签订了一份合同。但是事后，该客户发现这份合同有很多漏洞，最重要的一点就是没有对方的公司盖章。该客户咨询到中国快律易律师，但是因为客户手头确实没有关键性的证据，最后该客户损失了80万，因为完全没有证明对方诈骗的证据。可见合同上盖章的重要性!
第二，证据留存注意最好是原件。最原始的纸面文件往往是证明效力最高的，复印件、传真件、电子邮件、短信甚至QQ、MSN聊天记录等在效力层面都或多或少的可能存在一些问题。
复印件和传真件容易被怀疑造假，电子邮件、短信以及聊天记录等往往还需要证明发出方的身份。当然，这并不是说除了最原始的纸面文件以外其他证据就没有任何意义因而不需要留存。特别是考虑到交易的便捷性，合同履行过程中大事小情全都要求对方提供书面盖章签字的原件也不现实，因此就需要考虑在便捷性和安全性之间的平衡。对于原始纸面文件以外的证据，电子邮件的可靠程度应该是较高的，因此可以考虑更多的进行邮件往来，只不过相关电子邮箱可以在合同中作为联系方式之一载明，或者有此前的实际履行行为能够对该电子邮箱发出的内容予以验证。电子邮件一般情况下是可以长久保存在服务器中的发票能不能作为付款证据，如果此后发生纠纷，电子邮件一类的证据(甚至短信、聊天记录等)都可以进行公证，从而确保其真实性。对于传真件，则可以考虑在发传真的同时，要求对方将发传真的文件扫描之后，作为附件以电子邮件的方式发出。需要特别说明的是，短信和聊天记录虽然类似于电子邮件的性质，但是其保存的形式有瑕疵，都是保存在个人手机或者电脑上，而非保存在服务器上，可信度要低于电子邮件。
第三，要注意使得留存的证据形成一个完整的可以相互印证的证据链条，能够全方位的反映整个交易的全过程。
有些情况下，单独的原件证据，都是不能充分证明某些事实成立的。例如开发票的行为不能确凿的证明有付款的事实存在，签字盖章的合同不能证明有合同实际履行的行为等，因此如前所述，除了原件以外的其他形式的证据也都是有意义的。
第四，很多情况下，事先将所有的事项都做到证据留存是不现实的，这就涉及到证据缺失的补救。
关于证据缺失的补救，并没有特别的方法，补救的方式可以不拘一格，视具体情况而定。例如要求对方在邮件中确认其电话或口头陈述的意见、进行必要的录音或录像、在会谈之后要求在会议记录上签字等。对于涉及到需要对方配合的证据补救，有时是存在难度的，特别是对方防范意识很强的情况下，刚才所举的例子都是此种情况，不能保证一定有效，发生问题之后只能尽量去做，并且尽量在双方因纠纷发生而导致关系恶化之前去做。
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